会展物流的操作与管理

会展物流的操作与管理 

   会展物流因其特性,更注重科学的服务管理和物流操作流程。一次成功的会展,需要整个会展服务供应链中各节点,包括会展举办方、参展商、物流服务商、展馆方、展位设计服务商等,密切配合,相互合作,协调一致。优秀的会展物流服务商不但能够为参展商设计合理的实施方案,而且可以代替参展商完成参展样品的 提货、 运输、 仓储、 装卸、 包装、 搬运、 布展,以及人员组织、调度、管理,设备的供给、保养、回收,保险等一系列服务。

   会展 物流的操作流程主要包括以下三个环节:

   1、会展主办方指定物流服务商

    提供会展 物流服务的供应商一般都是由会展主办方指定。 物流服务商根据会展主办方提供的信息与参展商联系,洽谈具体的物流服务需求。在这一阶段,参展商也可以与会展主办方进行沟通,自己选择物流服务商。


会展物流


   2、物流服务方案的设计与完善

    承担会展物流业务的 物流服务商根据参展商的要求设计物流服务方案,包括了解展品的运输、保管、布展及回收等内容,如果是国际性会议还需要涉及国际保险、报关等服务。在这一阶段中,物流服务商需要与参展商充分沟通,才能保证方案符合参展商的需要。

   3、物流服务方案的实施

   根据会展主办方的展会日程安排,物流服务商依据方案进行 展品提货、运输、保管等物流作业,活动过程中要与会展主办方及时沟通。交付 展品后,要由参展

商进行确认,待展览结束后立即启动下一轮 物流或展品回程运输。优秀的物流服务商,还可以为参展商提供布展、展览管理、 展品回收处理等 一揽子增值服务。

在现实会展活动过程的组织中, 展品的运输组织模式主要有四种:

(1)参展商自行负责展品运输;

(2)参展商自选物流服务商进行展品运输;

(3)展览主办方指定会展物流服务商;

(4)参展商通过邮寄或快递。

    值得关注的是,在实际操作中,参展商使用会展主办方指定的物流服务商效果最好。因为在通常情况下,由会展主办方指定的 物流服务商大多是一些有会展物流经验、综合实力较强、知名度较高,能够全权代理展会的国内、国际 展品物流服务的大型 物流企业,与这样的物流供应商合作,服务质量、安全性有一定保障,可省去参展商的许多的后顾之忧。如果企业自己联系物流服务商,最好找正规企业。否则,将会展 物流业务交予缺少经验的物流公司难免会有一些意外状况发生,造成不必要的损失。


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